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人際交往:如何優雅地拒絕你不想參加的會議

發布于:2021-10-13 00:00:00來源:國家人才網

它出現在你的信箱了:有人邀請你參加一個你真的不想參加的會議。這也許是因為它擠占了你的日程表中所剩不多的一個空檔。又或者你在這個時段已經有約,而你必須決定要拒絕它們中的一個。不管是什么理由,有時候你真的必須拒絕參加會議的邀請。

怎么決定應該拒絕參加會議?

你的第一個挑戰,就是決定應該拒絕哪一些會議。此時加入些許的紀律,將會有長遠的效益。你要建立一套標準,幫助你決定是否參加會議,并且要堅持你的標準。

評估這次會議的價值

首先,評估這次會議的價值。這次會議是否涉及了某些又重要,又及時,又值得的事項?它是否目的和議程都明確,讓它能夠成功?是否有什么背景資料能夠提前提供給參與者?適當的人是否被邀請,讓會議能夠取得有意義的進展?如果邀請函上并沒明確標示這次會議的價值,那么你在決定是否參加之前,先以一些開放式的問題回應:

“可否提供關于議程的其它信息?”

“我們在這個問題上正處于決策過程的哪個階段?”

“我應該如何為這次討論做準備?”

確定你是不是參加會議的正確人選

如果這次會議很明顯是值得的話,你的下一道問題,就是你是不是參加會議的正確人選。這些課題是不是在你的崗位的管轄之內?你是否具有相關的專門知識來參與這次談話?對于這次會議所要做的決定,你是否資歷太高或是資歷不足?如果你在質疑你被邀請的原因,就要向會議的主辦人溝通,才來回應:

你想要我在這次會議中做出什么貢獻?

我的部門還有誰會參加?

我將會代表什么人?

決定這次會議是不是你此時的優先考量

最后,如果你相信這次會議將會有價值,而你又能為其中的討論做出貢獻,你就要決定這次會議是不是你此時的優先考量。這次會議對你的職責有多重要?這個問題在你當前的其它職責當中處于什么位置?你的貢獻將會有多獨特?你的位置是否有更好的替代人選?

要是你不能符合以上三則標準當中的任何一則,那么,你就可以拒絕參加會議,但是你得謹慎行事。

如何優雅地拒絕?

即使你不參加她的會議,你還是要讓她感到你有團隊精神,而且也能積極地做出貢獻。以下有幾個選擇可以參考:

我是否能夠完全阻止這次會議?

要是你相信這次會議無法取得成功,從而違反了第一個標準,你就要花些時間與主辦人討論你的顧慮。那個人可能會駁斥你的話語,但是你也有可能引發以下兩個正面結果的其中一個:這次會議要么能夠得到更好的定位,要么被取消了。你可以試試以下的其中一個做法:

“依照我們今年的優先事項,這是一個很有趣的話題。我不敢肯定我們準備好有效地討論這個話題。我們可不可以先將這次會議延后,讓工作團隊取得多一點的進展,才來進行會議?”

“我很期待針對這一個課題做一些決定。按照會議的邀請函,生產部看起來沒有參與這次會議。我想等到生產部的人愿意參與,要不然,我們就無法做出任何決定?!?/span>

“根據邀請函上的信息,這次會議似乎只是為了提供資料。我們是否可以發出一篇概要,而不是舉行會議?”

我能推薦另一個人嗎?

如果這次會議很重要,卻因為你不是這個任務的正確人選,從而違反了第二個標準,那么你可以試著推薦另一個人。記得要花些心思找出正確人選,這樣才不會讓你看起來是在推卸責任。你可以試著提出這些選擇:

“你對我的看法有興趣,我實在榮幸。我不相信自己最有資格討論這個課題。我查了一下,發現 Pat 似乎會有相關的背景。你會介意邀請 Pat 而不邀請我嗎?”

“這是一項決策的會議,因此,我認為我們的團隊由我的經理來代表,較為合適?!?/span>

“謝謝你邀請我參加這次會議。我認為我在這個時候沒有必要參加這次會議。如果可以的話,我想提名 Jose 作為我的代表?!?/span>

我能預先作出貢獻嗎?

如果這次會議違反了第三個標準(你認為這個課題很重要,而你又可以加入獨特的價值,但是你的日程和優先事項無法容納這次會議),你就有了機會預先作出貢獻。先花幾分鐘整理一些筆記,再向主席或者一位合適的參與者做個簡報。這么做比起參加整個會議更有效率。你可以對主辦人這么回應:

“這將會是一場重要的討論。我雖然不能參加,但是我會找一些時間來分享我的想法,讓你能夠在討論的時候提出來?!?/span>

“我很抱歉不能參加這次會議。要是我提前幫你做準備的話,不知道你能不能在會議上發表我的想法?”

我能參加會議的一部分嗎?

要是議程上的至少一個事項符合了你的三個標準,但其它事項卻違反了至少一個標準,那么你可能可以選擇只參加會議的一部分。你可以用以下的其中一個說法回應:

“謝謝你的邀請。參與品牌重塑的討論對我來說非常重要。我目前還有其它的一些優先考量,因此,這個事項完畢之后,我就得失陪了?!?/span>

“我們能不能將品牌重塑的討論移到議程上的第一個事項?我無法參加整個會議,但是我很想針對那個事項作出貢獻?!?/span>

不管你做出什么選擇,你是在試著做三件事。第一,為人們標榜出你在刻意地使用時間。第二,分享你不參與會議的原因,讓會議主辦人能夠了解。第三,嘗試去達到主辦人的需求,盡管你采用的方式和他們所預期的方式不同。

這一開始可能會是一種文化沖擊,但是那些一周內參加35小時的會議,忙得不可開交的人,很快就會佩服你的紀律。你只要記得,當你發出邀請函的時候,也要向拒絕你的邀請的人表現同樣的禮貌!

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